Summary
Dans cette vidéo je montre comment exploiter l’ensemble des modules de gestion du temps de Fox afin d’automatiser les absences, les vacances, les heures supplémentaires, ainsi que la suivi des certificats et des formations. L’objectif est de permettre aux administrateurs et aux managers de configurer, suivre et valider rapidement chaque type d’absence tout en garantissant la conformité des KPI d’absentéisme et la précision des coûts de formation.
Je débute par le module d’absences : j’explique la navigation, la recherche par colonne ou plage de dates, l’export et la personnalisation des colonnes. J’indique que l’administrateur peut approuver ses propres demandes, alors que les autres utilisateurs ne le peuvent pas. Les raisons d’absence sont entièrement configurables (ajout, renommage, suppression) et chaque entrée nécessite un justificatif avant d’être sauvegardée. Une entrée d’absence est immédiatement approuvée et peut être imputée à la banque de maladie, ce qui met à jour le solde d’heures. Les employés consultent leur solde, créent une demande, reçoivent une notification manager et peuvent la modifier tant qu’elle reste en attente. Le manager approuve ou refuse depuis plusieurs écrans ; les demandes en retard affichent un drapeau rouge et les dépassements de banque un point d’exclamation. Les types maternité, mobilité et invalidité sont regroupés dans le module vacances afin de ne pas impacter le KPI d’absentéisme, qui ne compte que les entrées du module d’absences.
Je détaille ensuite le tableau de bord vacances : il donne un aperçu mensuel des soldes et des prises. Une « entrée » de vacances est auto‑approuvée, une « demande » requiert validation. Les jours fériés sont affichés séparément et paramétrables. Les types de vacances peuvent être masqués selon les besoins de l’entreprise.
Le temps supplémentaire s’accumule dans une banque avec des majorations (1x, 1,5x, 2x). Lors de l’ajout, je choisis le statut (accumulé, à reprendre, à payer) et j’automatisme le solde ainsi que le transfert vers la feuille de temps. La feuille de temps simple permet de saisir rapidement les heures, de les répartir sur la semaine et de visualiser les statistiques d’absences et d’heures sup. Je montre comment verrouiller une période de paie et comment exporter les données vers les logiciels de paie externes.
Le calendrier offre une vue filtrée des absences et des demandes, affichant les dépassements de banque. Les banques (objectifs d’absentéisme, maladie, accidents, temps cumulé, heures sup) sont configurées par année et peuvent être copiées ou saisies manuellement. Les vacances peuvent s’accumuler annuellement ou mensuellement, avec transfert batch d’une année à l’autre.
Enfin, je présente les modules Certificats et Formation. Je crée un certificat, définis sa fréquence de renouvellement et l’assigne automatiquement aux employés, avec alertes de retard. Pour une formation Cariste, je saisis les dates, la durée, le formateur externe, les coûts totaux (formation et déplacement) qui se répartissent automatiquement entre les participants; des coûts spécifiques (repas) peuvent être attribués à un seul salarié. Le salaire et la marge sont calculés à partir des taux horaires. La formation enregistrée apparaît avec un ID, les coûts détaillés par participant, le statut d’admissibilité et les pièces jointes, prêts pour les rapports et exportations.
Les prochaines étapes sont : finaliser la configuration annuelle des banques, activer les alertes de certificats, verrouiller les périodes de paie en cours et lancer la première importation des heures supplémentaires vers le système de paie.